Hva er varsling?

Varslingsordningen skal gjøre det enkelt og trygt å varsle om korrupsjon, misligheter og andre lovbrudd i selskapet. Varslingskanalen gjør det mulig for deg å si fra dersom du har mistanke om, eller kjennskap til kritikkverdige forhold.

Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold som er i strid med rettsregler, etiske retningslinjer eller normer som har bred tilslutning i samfunnet, til noen som kan gjøre noe med det.

Hva kan du varsle om?

Alle oppfordres til å si fra eller varsle ved kjennskap til brudd på lover og regler knyttet til:

• fare for liv og helse
• uforsvarlig arbeidsmiljø
• brudd på lovregler, interne retningslinjer eller etiske normer
• utilbørlig adferd, som kan omfatte bl.a. mobbing, trakassering, diskriminering, rasisme, rusmisbruk, osv.
• økonomiske misligheter, som kan omfatte bl.a. underslag, tyveri, bedrageri, korrupsjon, misligheter knyttet til anskaffelser, økonomisk utroskap, osv.

Dette inngår ikke i varslingsordningen

• Saker som kun gjelder arbeidstakers eget arbeidsforhold. Eksempler på dette er misnøye med lønn, personalkonflikter, fordeling av oppgaver o.l.
• Kritikkverdige forhold utenfor selskapets ansvarsområde

Hvem kan varsle?

• ansatte og innleid personell
• eksterne (leverandører, kunder, omgivelser forøvrig)
• andre som utfører arbeid i eller for virksomheten

Hvem skal du varsle til?

Selskapets varslingsordning er todelt:

• De ansatte i virksomhetene oppfordres til å ta opp kritikkverdige forhold med nærmeste leder, basert på et prinsipp om at varsler skal løses på lavest mulig nivå.
• For eksterne varslere har vi etablert en ekstern varslingskanal hos BDO. Denne varslingskanalen er også tilgjengelig for ansatte som av en eller annen grunn ønsker å benytte den, f.eks. et ønske om å varsle anonymt.

Anonymitet

Du kan velge å varsle anonymt. Uansett om du oppgir navn eller varsler anonymt, vil varslingen bli håndtert i samsvar med lov og i tråd med selskapets behandlingsrutiner.

Dersom du velger å varsle anonymt kan det begrense muligheten til å utrede saken.

Varselet bør inneholde:

• Navn på virksomhet og avdeling eller enhet
• Konkrete opplysninger om hva forholdet gjelder
• Tid og sted
• Personer som har kunnskap om forholdet

Det er en fordel om du har dokumentasjon som kan underbygge påstandene i varselet. I tilfeller der varselet ikke inneholder tilstrekkelig opplysninger og det ikke er mulig å innhente ytterligere informasjon (ved anonymitet), vil saken ikke kunne realitetsbehandles og vil bli avsluttet som varslingssak. Du vil få et referansenummer for innsendt varsel som du må ta vare på. Dersom du ønsker å gi tilleggsopplysninger etter at du har sendt inn meldeskjema, må du oppgi referansenummeret.

Etter mottak av varselet gjennomgår selskapets varslingsmottak, eventuelt i samarbeid med BDO, påstandene og beslutter hvordan varselet skal behandles. Navngitte varslere vil motta en bekreftelse på at varselet er mottatt og hvor varselet skal behandles. Anonyme varslere må ta kontakt med varslingsmottaket ved BDO for å få oppgitt opplysningene.

Etter at du har varslet

Uansett om hvor og hvordan varselet behandles vil følgende prinsipper gjelde for saksbehandlingen:

• Selskapet har plikt til å undersøke og saksbehandle varsler innen rimelig tid.
• Selskapet skal foreta nødvendige undersøkelser for å få en objektiv faktabeskrivelse av forhold som det varsles om.
• Selskapet skal beslutte om kritikkverdige forhold har funnet sted, om saken kan avsluttes eller om det er behov for å iverksette tiltak og eventuell videre oppfølging.
• Selskapet har ansvar for å ivareta rettsikkerheten til begge partene (den som varsler og den omvarslede). Varsler skal behandles konfidensielt, dvs. at identiteten til varsler skal ikke gjøres kjent for flere enn nødvendig. Videre skal den omvarslede sikres kontradiksjon og få anledning til å uttale seg om påstandene i varselet.
• Når saken er utredet og kan avsluttes skal begge parter motta en orientering om utfallet fra selskapet. Av hensyn til personvern har selskapet begrenset mulighet til å dele informasjon med varsler. Anonyme varslere kan ta kontakt med BDO for å få oppgitt status i saken.