Leverandør

I Hæhre samarbeider vi kun med seriøse aktører. Hæhre setter pris på det gode samarbeidet vi har med våre leverandørerer av tjenester og varer, og som gjør at våre prosjekter lykkes og skaper verdier for byggherre og samfunn.

På denne siden er det samlet relevant informasjon til leverandører for Hæhre. Det gjelder våre krav og forventninger, samt informasjon om obligatorisk kurs, kompetanse og krav før oppmøte på våre prosjekter.

Slik blir du leverandør for oss

Hæhre har et sterkt faglig og kompetent innkjøpsteam som velger ut de beste leverandørene for jobben.

Er du interessert i å bli leverandør til Hæhre?

Da anbefaler vi at du sender en mail med informasjon om ditt selskap inn til Hæhres innkjøpskontakt. For å være leverandør for Hæhre skal du være registrert med firmainformasjon i StartBANK.

Du skal som leverandør oppfylle våre og byggherrens kontraktskrav når det gjelder HMS, miljø, seriøsitet, kvalitet og samfunnsansvar! Vi leverer bærekraftige prosjekter med høyt fokus på sikkerhet!

Alle skal komme trygt hjem fra våre prosjekter! Er du leverandør for oss – skal du bidra til dette hver dag!

Når du er leverandør for oss kontraktsfestes krav og du følges opp i prosjektgjennomføringen for å sikre et godt samarbeid og trygge arbeidsforhold.

Hæhre er sertifisert etter ISO 37001 Antikorrupsjon og gjennomfører om nødvendig due diligence på integritet om det foreligger risiko for eller mistanke om korrupsjon eller brudd på etiske regler.

Alle leverandører skal signere på Hæhres CSR erklæring som fastsetter minimumskrav til samfunnsansvar.

I tillegg skal alle våre leverandører gjøre seg kjent med og forholde seg til våre etiske prinsipper: Hæhres Forretningsetiske prinsipper. Disse handler om vår holdning til etikk, antikorrupsjon, HMS, miljø, og vår forpliktelse til å respektere grunnleggende menneskerettigheter.

Leverandører skal fremme disse prinsippene og kontraktsfeste disse nedover i verdikjeden!

Linker:

CSR erklæring

Hæhres forretningsetiske prinsipper

HMS

Som leverandør av varer og tjenester til Hæhre Entreprenør må du forholde deg til våre krav til sikkerhet. Som leverandør er du også forpliktet til å bidra i det daglige sikkerhetsarbeidet ute på våre prosjekter. Målet med vårt HMS-arbeid er å skape en bedriftskultur som gjør at hver enkelt bidrar til å skape en trygg og god arbeidsplass for seg selv og de rundt seg.

Alle som oppholder seg på våre anlegg må benytte standard personlig verneutstyr. På Hæhre Entreprenør sine prosjekter kreves synlighetstøy klasse 3, vernesko, hjelm med hakestropp og hansker.

HMSREG

I Hæhre bruker vi HMSREG365 på alle nye prosjekter. Det betyr at du som underentreprenør på ett av våre prosjekter med HMSREG får en innlogging med brukernavn og passord i god tid før du skal utføre arbeid.

Når du som leverandør logger deg inn i prosjektet på HMSREG365 skal du laste opp påkrevd firmadokumentasjon og forhåndsregistrering av mannskap før dere ankommer anlegget. Når alt er på plass godkjenner Hæhre deg som leverandør i systemet.

Les mer om HMSREG365 og mulighetene det gir her.

Obligatorisk sikkerhetskurs og innregistrering på anleggskontor

På Hæhre sine prosjekter må alle som skal jobbe og oppholde seg på anleggsområde registrere seg inne på anleggskontoret. Er dette et prosjekt som benytter HMSREG skal du være forhåndsregistrert av arbeidsgiver før du ankommer anleggsområdet. Ved oppmøte på prosjekt må gyldig HMS-kort fremvises. Ha alltid dine kompetansebevis som maskinførerbevis m.m. tilgjengelig.

Ved adkomst til anlegget gjennomføres prosjektspesifikt internt sikkerhetskurs før oppstart av arbeidene. Vi jobber med å utvikle vårt sikkerhetskurs til e-læring. Mer informasjon om dette kommer etter hvert.

Vi anbefaler alt mannskap som skal jobbe på våre prosjekter å gjennomføre prosjekt FareBlind.

Påmelding til kurset finner du her.

Det vil bli et krav om å ha gjennomført kurset innen Q3 2021. 

Sikre vareleveranser og FDV

Når det leveres varer til våre anlegg skal det alltid være opprettet kontakt med en kontaktperson på anlegget. Vår kontaktperson vil gi informasjon om hvor varene skal leveres. Dette sikrer at vareleveranser ikke kjører unødvendig rundt på våre anlegg. Ved varen følger alltid påkrevd produktdatablad og FDV. Det gjennomføres mottakskontroll på alle leverte varer.

Cobuilder Collaborate – elektronisk stoffkartotek

I alle Hæhre Entreprenørs prosjekter benytter vi det elektroniske stoffkartoteket Cobuilder Collaborate. Dette verktøyet skal sørge for enkel kommunikasjon og utveksling av produktdata og dokumentasjon, f.eks. sikkerhetsdatablader eller ytelseserklæringer, mellom alle aktørene som er involvert i prosjektet. Vi i Hæhre Entreprenør bruker Cobuilder Collaborate til å etterleve lov- og kundekrav, og for å ha oversikt over miljø- og helseskadelige stoffer og produkter i våre prosjekt samt risikoene knyttet til disse.

Du kan lese mer om Cobuilder Collaborate på deres hjemmeside.

Etikk og antikorrupsjon

Hæhres visjoner og verdigrunnlag er styrende for vår måte å opptre på i samfunnet. Som leverandør hos oss forventes det at du følger våre etiske prinsipper, opptrer på en ansvarlig måte og i samsvar med norske lover og regler.

Vi forventer høy etisk standard fra alle som opptrer på Hæhres vegne og vi oppmuntrer til at alle våre leverandører etablerer etiske standarder som er forenlig med våre egne.

Vi har nulltoleranse for alle former for bestikkelser og korrupsjon. I Hæhre jobber vi aktivt for å forebygge korrupsjon. Vi er sertifisert etter ISO 37001 Antikorrupsjon. Det innebærer at vi har tiltak utover lovkrav. Det betyr at for deg som leverandør kan vi gjennomføre en due diligence på integritet dersom det foreligger røde flagg og risiko for brudd på korrupsjonsreglene.

Her ligger våre forretningsetiske prinsipper.

Fakturering

For å sende fakturaer til oss, må du som leverandør være registrert på våre prosjekter, og det må foreligge en kontrakt. Alle fakturaer skal være utstedt til riktig prosjekt og enhet i Hæhre med korrekt faktura-adresse og riktig prosjektnummer. Fakturaer som inneholder feil informasjon kan ikke behandles (jfr. regnskapsloven), og vil bli avvist. Hæhre gjennomfører sjekk av fakturaer for å forebygge fakturasvindel. Her er retningslinjene du trenger for å sikre en vellykket fakturering:

Vi oppfordrer til at faktura og kreditnota sendes oss i samsvar med standarden Elektronisk Handelsformat (EHF). Faktura som er stilet til feil selskap og/eller mangler korrekt merking vil ikke bli behandlet, og blir da avvist/returnert.

Generelle krav:

  • Fakturamottaker – organisasjonsnummer: Det er viktig at faktura sendes til riktig selskap.
  • Deres referanse – prosjektnummer: «Accounting cost».
    • Feltet «AccountingCostumerParty/Party/Contact/ID» (Deres ref.) kan benyttes til prosjektnummer, ordrenummer (evt. Underprosjektnummer) dersom deres EHF er satt opp uten feltet «AccountingCost». Prosjektnummer – 8 siffer / underprosjekt 3-8 siffer.
  • Meldingsformidling: Skal skje gjennom aksesspunkt i PEPPOL-infrastrukturen. HI-Gruppen benytter aksesspunkt hos Logiq AS.

Tilleggsopplysninger

Vi vil gjerne ha tilleggsopplysninger om bestiller og arbeidssted selv om dette ikke er et krav. Innenfor EHF standarden benyttes feltet «AccountingCostumerParty/Party/Contact/ID» (Deres ref.). Dersom dette feltet er benyttet til prosjektnummer legges tilleggsopplysninger i feltet «ContractDocumentReference» (Kontraktsopplysninger). Tilleggsopplysninger kan også legges som tekst på selve fakturaen dersom denne følger med.

Fakturavedlegg

PDF, TXT, GIF, TIFF, JPEG, PNG. Ved overføring av PDF-versjon av faktura SKAL feltet for dokumenttype ha verdien «commercial Invoice».

Utenlandske leverandører

I tillegg til de generelle kravene må fakturaer og kreditnotaer også inneholde IBAN og BIC (Swift)-koder.

Faktura sendt pr. e-post

Fakturaer kan sendes i PDF-format til Hæhre Entreprenør på faktura@akh.no. Dersom faktura skal sendes til et annet selskap i HI-gruppen, se fakturainformasjon på www.hi-gruppen.no.

  • Faktura må være merket iht. kravene til merking av faktura.
  • Bilag må ligge i samme PDF-dokument som fakturaen og kun en faktura i hver PDF.
  • Dersom faktura og vedlegg er scannet til et dokument må faktura ligge først i dokumentet.
  • Du kan sende flere fakturaer i samme e-post, men de må være i separate PDF-dokument.
    • Dersom det er flere fakturaer i samme e-post må det ikke sendes vedlegg som egne dokumenter i samme e-post.

Kontaktinformasjon

Svein-Magne Tunli

Fagleder innkjøp

M: 902 36 553
E: svein.tunli@akh.no

Irene Sveva

HMS-sjef

M: 930 11 061
E: Irene.Sveva@akh.no